torsdag, mai 29, 2008

Glamourspørsmål fra leser: Organisering


Hei.

Jeg har ganske nylig byttet jobb og arbeider nå med et stort prosjekt. Det er veldig mye å holde styr på og mange stressmomenter. Jeg ønsker å være strukturert og effektiv på jobb og slappe godt av når jeg kommer hjem. Har du eller noen andre noen gode tips for hvordan en organiserer arbeidet, disponerer tiden og følger opp ulike problemstillinger som melder seg i tide og utide, blir jeg utrolig glad.

Catbert



Hei!
Jeg er ikke alltid verdens mest strukturerte menneske selv, men jeg har i allefall funnet ut at lister funker for meg i slike situasjoner. Jeg skriver ned hver eneste ting jeg skal gjøre, både for å unngå å glemme det, og fordi det er så tilfredsstillende å si CHECK! høyt når man er ferdig med den tingen. Stryk det ut! Ha også en notisbok i veska der du kan notere ting du kommer på når du ikke er på jobb, sånn at du slipper å stresse med å huske det til neste dag. Skriv det ned.
Dessuten gir jeg meg tidsfrister hvis jeg har mye å gjøre - da somler jeg mindre. Og forsøk å holde skrivebordet så ryddig som mulig, så slipper du å bli distrahert av rot. Det er viktig å fullføre ting du begynner på, samme hvor liten eller stor ting det er. Å begynne på masse smågreier som man ikke klarer å bli ferdig med, kan gjøre situasjonen desto mer slitsom. Delmål er tingen, tror jeg.
Belønningssystemer kan også funke...

Jeg tror vi trenger gode tips fra lesere med erfaring fra prosjektarbeid her - noen som melder seg?

Lykke til!

mvh Glamourbibliotekaren

15 kommentarer:

Anonym sa...

Som du seier trur eg det kan vere lurt å sette seg delmål og at ein er realistisk når ein planleggar dagen sin. Ofte tek oppgåver lengre tid enn ein håpar. Om du har mulighet til det kan det vere lurt å sette av f.eks to timar om morgonen der du ikkje tek telefonar eller les epost, og så har ein time der ein berre gjer småting som fort tek mykje tid. Dette kjem an på kva jobb ein har. Set av tid når du er heime til å ha heilt fri, som å lytte til nokre gode plater.(for oss som det ikkje er jobb:) )

margrete

Anonym sa...

Glambibl. og Margrete sier mye klokt. Det jeg synes er helt basis hvis jeg i det hele tatt skal klare å tenke, er å ha det ryddig rundt meg når jeg har mange baller i luften. Orden og lister. Og realisme. Det er nok viktigst slik jeg opplever det.

Anonym sa...

Ha notisblokka på nattbordet også! Når du våkner og plutselig kommer på noe viktig er det lett å bli liggende halvvåken og bekymre seg for at en ikke skal huske det til neste dag. Skriv det ned, og sov søtt videre.

barnebibliotekaren sa...

Notisbok er smart. Jeg bruker også veldig mye iGoogle. Der kan du "mekke" sammen din egen "startside" med forskjellige bokser. På min har jeg bl.a. gmail, Google Reader (rss-feeder), gjøremålsliste hvor man kan legge på prioritetsnivå, "klistrelapp" til smågjøremål og handlelister og ikke minst kalenderen, hvor jeg kan føre inn skrankevakter, møter, barnas aktiviteter, turer og andre ting. Fungerer genialt for meg i hvert fall. iGoogle har jeg oppe som eget vindu hele tiden på jobb, og når jeg sitter med pc hjemme.

Mari sa...

Jeg har en fantastisk bok om dette: Time management, planning and prioritization for librarians av Judith A. Siess. Joda, den retter seg særlig mot fagbibliotekarer, men den er full av matnyttige tips og veldig konkret. Det er ellers mange likhetspunkter mellom å drive et prosjekt og å drive et lite fagbibliotek alene, skulle jeg tro.

Enig i lister, og prioriter dem gjerne. Noen oppgaver passer best når man har forskanset seg bak en dør, andre typer oppgaver går fint å gjøre innimellom forstyrrelser og andre gjøremål. Hvis man har en oversikt over hva som kan gjøres på et kvarter og hva man helst bør ha noen timer på, kan man lettere tilpasse dagen.

Ellers - er man av dem som sitter med åpen dør og får henvendelser fra kolleger kan det være lurt å være kjapp til å si: Jeg vil gjerne snakke med deg om dette, passer det klokka halv ett?

Og som Margrete sier, sett av bestemte tider for å lese epost, og slå av den funksjonen som spretter opp på skjermen for å si at du har noe nytt i innboksen.

Kaisa sa...

Hvis du bruker Outlook eller Notes (eller noe annet e-post / kalendersystem), så bruk de organiseringsmulighetene du har i dette. Jeg har satt opp en del regler for å flytte meldinger sendt gjennom nyhetsgrupper på jobben til egne mapper, så de ikke tar plass i innboksen min. Min kjære pleier å merke sin e-post med "viktig, må behandles nå", "mindre viktig, må behandles nå", "viktig, behandles senere" og "mindre viktig, behandles senere". Og så har han laget filtre som gjør at han kan ta for seg de forskjellige gruppene. All e-post skal ikke ende i "viktig, må behandles nå"-haugen. :) Det er litt som å rydde pulten sin, e-post med generell info kan skumleses nå og dypleses senere, mens annen e-post må dypleses og behandles nå.

Hvis det er kultur for å sjekke hverandres tid gjennom felles elektroniske kalender, så er det lurt å legge inn ALT mulig der. Hvis du egentlig har tenkt å bruke 30 min hver morgen og hver ettermiddag til "forefallende arbeid", er det greit å markere det i kalenderen. Og så husker du at du skal gjøre det. Jeg pleier også å legge inn påminnelser i kalenderen min om alt mulig, siden kalenderen synkroniseres til telefonen min. Pleier å legge inn reminder en dag eller to før deadline på et eller annet, i tilfelle slikt skulle glippe.

Learski sa...

Lister, delmål, orden og organisering av tid når du er tilgjengelig og når du må jobbe i fred er gode tips. Jeg vil også tilføye en god organisering av papirer hvis jobben din innebærer endel papir. Sett av noen timer til å lage et gjennomtenkt system med permer, hyller etc som passer til papirstrømmen i prosjektet ditt. Da vet du til enhver tid hvor du skal legge eller hente fram ting du trenger. Om du bruker litt tid på dette en gang sparer du masse tid, rot og hodebry senere.

Skriv også gjerne ned en liste før du går om dagen for hva du skal ta fatt på når du kommer neste morgen, så slipper du å bruke så mye tid på å komme inn i sakene igjen.

Et siste tips som flere har vært inne på. Sørg for å ha litt margin på fristene dine innimellom, det oppstår alltid uventede situasjoner. Lykke til! Håper jobben er morsom også :-)

Anonym sa...

Prioriter beinhardt! Tiden er dyrebar, man kan alltid rangere det man behøver å gjøre i forhold til "viktig" og "mindre viktig". På den måten reduserer man antall stressmomenter, og dermed er det lettere å beholde oversikt og orden.

//Gry

Anonym sa...

Mye bra som har blitt sagt over her. Lister, prioriteringer og realistiske mål for dagen er et godt utgangspunkt. Jeg har også jevnlige møter med sjefen min slik at jeg kan melde fra om status på ulike saker, og gi beskjed dersom jeg ikke tror jeg rekker frister o.l. (det hjelper meg til å få et realistisk forhold til hvor mye jeg kan rekke også) Men en annen ting jeg gjerne tar i mot tips på er: Hvordan koble ut jobben fra hodet når man kommer hjem? Jeg har en stressende jobb hvor vi sitter i åpent landskap, og trenger noen gode tips til hvordan få jobben ut av hodet når jeg kommer hjem. Fritiden er min tid - ikke jobbens ;) Tips, anyone?

Glamourinnkjøparen sa...

Eg har ein ganske papirbasert jobb, i og med at eg får ein del korrespondanse, og mykje av det eg gjer må dokumenterast med signerte dokument. Til det er mapper gull verdt. Ei saksmappe kan ha fleire undermapper, men alle dokument som gjeld den aktuelle saka går inn i si hovudmappe. Så kan eg heller rydde i den seinare.

-Og så hadde eg ikkje klart meg utan boka mi. Eg har ei fin innbunden bok som eg har med på alle møte, og noterer ting som ikkje vert skrive rett inn i dokument på møtet. På kvart møte skriv eg tittel, kven som var der og kva vi diskuterte. Tankar og idear eg får underveis vert også skrivne der. Der har eg også todo-listene mine.

Fremst i boka har eg teipa ei lita plastlomme, der eg har ein liten bunke visittkort. Dei gløymer eg alltid før møte, men så ligg dei der i lomma si. Bakerst har eg ein print av inneverande og neste månad i Outlook, for ein har ikkje alltid høve til å slå opp den i eit møte.

Ein siste ting: Gjer små ting med ein gong. Då er dei unna vegen.

Mari sa...

Jobben ut av hodet: Jeg syntes tipset om notisboka - både på nattbordet og i veska - er bra til det. Hvis jeg tenker jobb utenom jobb og blir opphengt og stressa, hjelper det å notere kort ned det jeg tenker på, og legge det vekk. En slags utlagt hjerne:) Så tar jeg heller boka fram igjen når jeg er tilbake på jobb.

Kaisa sa...

Et tips for å "bli kvitt" jobben i hodet: Jeg har trent Pilates en stund, og da i passe tid etter jobb. Timer kl. 18 er glimrende for meg som ikke har barn og en jobb som innimellom går over 17. Nok tid til å ikke stresse dit, tidlig nok til å ikke rekke å daffe på sofaen. Fordelen med Pilates og yoga er at det er mye fokus på mer enn å bare gjøre bevegelsene, samtidig som det er rolig. Det er liksom ikke plass til tanker om jobb i den timen og jeg blir ikke mentalt filleristet som i en aerobic-time. Etter en sånn time kan det hende jeg tenker på jobb, men den store koblingen er liksom brutt. :)

Ellers funker det å lese noe og gå virkelig inn i innholdet, samme om det er romaner eller interiørmagasiner, igjen for å bryte koblingen.

Fornuftig forsker sa...

Alle har så gode tips, det er så bra å lese (jeg oppdaget at det ikke bare er Catbert som trengte råd) og jeg har bare to ting å tilføye. (1) Hvis man ikke vil/kan ha alt elektronisk, i Outlook, el.l., men man jobber mye med ideer og tekst, er et system med ulike notisbøker til ulike prosjekter, oppgaver osv en god ide. For meg blir alt ekstra virkelig hvis det står på papir. Og (2) mht å koble av fra jobber når man kommer hjem: sykle eller gå til og fra jobb er helt suverent. Overgangen mellom krevende jobb og hektisk hjemmeliv blir mye lettere. Et annet triks er å sette av en fast tid hver kveld - når man kommer hjem hvis man kan, eller etter at barna har sovnet - som bare er forbeholdt kaffe, te, eplesaft, avis eller bok, eller musikk. Bok og farris på balkongen er det mest effektive for meg. NB: det må være omtrent samme tid hver dag, det er poenget, og aktiviteten må være virkelig avkoblende, derfor er avis vanskelig på de slitsomste dagene. Yoga er også et tips, som Kaisa sa.

Faustina sa...

Jeg har brukt MS project når jeg har hatt mange oppgaver som skulle være ferdig til ulike tider. Da får man oversikt over alle oppgaver, kritiske punkter (milepæler)og man kan lett følge med på hvor mye som gjenstår før oppgavene er fullført.
Jeg synes at det er lettere å være strukturert med MS project når listene ikke strekker til.

Fruen sa...

Vil anbefale varmt ei bok av Julie Morgenstern som heter "Ditt ryddige jeg". Den handler om organisering generelt, og har eget kapittel om tidsorganisering. Selv om bøker fort blir utdaterte mtp tekniske hjelpemidler som elektroniske planleggere o.l., så hjelper denne boka med å lage en grunnleggende innfallsvinkel til DIN organisering. Et viktig poeng er at du jobber MED dine vaner/uvaner, og ikke MOT dem.

Til tross for den teite norske tittelen, er dette ei bok jeg virkelig har hatt stor nytte av! Lån den på biblioteket først, kjøp den evt. senere:-)

(Håper tipset kommer fram, sjøl om jeg skriver så lenge etter den opprinngelige posten. Vært bortreist noen dager, og gått glipp av MASSE hos Glamourbibliotekaren!)

Populære innlegg